מאת: דורון רותם, מערכת ניו-טק. בתערוכת ניו-טק לפיתוח יכולות צבאיות ותעופתיות,Military & Aviation 2014, בה הציגו כ 100- חברות מהמובילות בתחום,והשתתפו כ 2500- מבקרים,קיימנו גם השנה, את פורום ניו-טק לרכש בתעשיות הביטחוניות. עשרות מנהלי רכש והעוסקים במקצוע התיישבו לדיונים בנושאים המעסיקים את אנשי הרכש בתעשיות הבטחוניות. הדיונים בחסות ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה התנהלו סביב 3 שולחנות ועסקו במספר נושאים:
חידושים ותהליכים בניהול הרכש בארגונים גדולים
רכש שירותים- פער בין יכולת לביצוע
הוצאת הרכש לשירותי מיקור חוץ- פתרון אפשרי?
פתח את הכנס דורון רותם– יו”ר ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה בישראל ולשעבר מנהל הרכש בתעשייה האווירית שדיבר על האווירה בה פועלים מנהלי הרכש:
– התעשיות הביטחוניות נאבקות להשגת יעדי מכירות ושווקים חדשים, קיים לחץ על מנהלי הרכש לתרום לחיסכון בארגונים בהם הם נמצאים.
– מערכת הביטחון משתמשת בכספי הסיוע האמרקאי לרכישות מוצרים וקבלנות משנה ולא רק לרכש מערכות לחימה עיקריות כתוצאה מכך התעשיות הבינוניות והקטנות מפסידות נתחי עבודה. מנהלי הרכש נאלצים לפעול בשת”פ עם ספקים וקבלני משנה בארה,ב כדי לאפשר שימוש בכספי הסיוע.
– המכירות הביטחוניות להודו גדלות- וזה טוב, עם זאת מחויבות קניות הגומלין עולות. קבלנות משנה מהארץ עוברת לחברות הודיות, מנהלי הרכש בחברות הגדולות נדרשים להתמחות בשוק הספקים בהודו
דן רוטר– לשעבר מנהל הרכש בחטיבת הטילים ברפאל, וכן מנהל הרכש בPCB ותעשיות אחרות ועו”ד אלון רוזנפלד– מ”מ מנהל הרכש והלוגיסטיקה בתעשייה אווירית דנו בנושא המהווה קושי תמידי למנהלי הרכש– ההתמודדות עם המורכבות בנושא רכש שירותים.
– היכולת להגדיר תכולות מוגדרות ומדידות. ישנם תחומי שירותים בהם קל יותר להגדיר תכולות ודרישות מדידות (SLA , SOW) ולבקרם (לדוגמא בנושא שירותי מחשוב), לעומתם, בתחומים “המסורתיים” כמו שירותי ניקיון או הסעדה, קיים קושי הן ברמת הגדרת הפרמטרים והן ברמת היכולת למדוד ולבקר אותם.
– גורם נוסף שמשפיע הוא ביזור האתרים/משתמשים (מיקום גיאוגרפי, משרדים, מעבדות, הנגרים וכיו”ב):, נדרשת החלטה כבר בשלב מקדמי האם מפרט אחיד נותן מענה ל- 90% מהצרכים או שנדרש להגדיר מפרט ייחודי בהתאם לדרישות של כל אתר/משתמש.
– שלב הבקרה והמדידה
שלב זה יכול להתבצע בצורה אובייקטיבית, סובייקטיבית או שילוב של שניהם.
בקרה אובייקטיבית: ניתן להשתמש בכלים אינטרנטיים שקיימים כיום בחלק מהתחומים (אחזקה לדוג’), במערכות ה-ERP של החברה (הערכות ספק) וניתן גם לשכור שירותי פיקוח מקצועי חיצוני (OUTSOURCING) (בתחום בינוי לדוג’).
בקרה סובייקטיבית: לעיתים המשתמש (העובד) הוא המפקח הטוב ביותר. ביצוע הבקרה יכול להתבצע באמצעות אתר פניות, משאלי שביעות רצון בקרב המשתמשים וכיו”ב.
בסופו של דבר, הדילמה בתחומים אלה היא האם למדוד ולבקר ברמת כל תכולה ותכולה (האם ניקו את החדר 3 פעמים ביום) או לבחון האם השירות, במהותו, ניתן (האם נקי או לא).
חשוב לזכור, בעיקר בתחום השירותים, שגם אם הספק עמד בכל דרישות המפרט אבל האוכל לא טעים או החדר לא נקי – הרי שלא עשינו כלום ….
שמואל (מוקי) השמשוני– מנהל מטה הרכש ברפאל הוביל דיון מעניין ורב משתתפים שעסק בחידושים בניהול רכש בארגונים גדולים. התובנות אליהם הגיעו מנהלי הרכש שישבו סביב השולחן:
דרישות השוק המתחדשות שמתאפינות בעיקרן בהזמנות רבות ומורכבות בזמן אספקה מתקצר המחייב:.
– צורכי בקרה מורכבים
– יעילות בתהליכים בעבודת הקניין מדרישה להזמנה
– צורך בקרת התנהלות חוזית מהזמנה לאספקה
– שוק טכנולוגי שמחייב עמידה באיכות
– שוק תחרותי שמחייב עמידה במחיר ובזמן אספקה.
הוצגו דגשים המאפיינים את עבודת הארגונים :
– פתרונות של שילוב מידע זמין- תהליכים אשר מחברים בין עולם ה ERP ועולם איחזור המידע- BI ומימוש כלים מתקדמים אשר משלבים את יכולות ה BI שמציג לנו ניתוח של איחזור נתונים- בעולם זמן האמת בעבודת הקניין בתוך ה ERP
– תהליכים של ניהול טכנולוגי של הספקים. תהליך זה בשלוב של הגדרת טכנולוגיות להזמנה מאפשר בצורה ממוכנת להציג את כל הספקים הרלונטיים המוכרים לבצוע העבודה.
– תהליכים של ניהול הזמנה חוזי – פורטלי הספקים והיכולות שלהם לניהול כל הפעילות התפעולית והחוזית מול הספק מהוצאת הבל”מ ועד קבלת החשבונית. ו”ניהול הספקים”
שוקי אייל מחברת מרקטסוול שהינו בעל ניסיון של שנים רבות בעבודה עם התעשיות כגון תע”א, עשות אשקלון ועוד הוביל את דיוני השולחן השלישי.
– השאלה שהועלתה לדיון: האם ניתן להוציא את כל אגף הרכש לחברה חיצונית? המשתתפים הביעו דעות שונות בנושא והגיעו למספר תובנות:
– מיקור חוץ מתפתח בעולם משנות האלפים ומערכות רבות הוצאו למיקור חוץ בתהליכים איטיים.
– כשנוגעים בהוצאת מחלקת הרכש או חלקים ממנה למיקור חוץ, עולים חששות רבים של אובדן שליטה במיומנויות יסוד של החברה, חוסר לויאליות של הגוף הרוכש.
– יש יתרונות כספיים לשימוש בחברות שמתמחות ברכש אלקטרוניקה עבור החברות, בחברות כמו FEDEX שמבצעות רכש חלקים ושינוע וספקות קיטים של זוודים ברמת JUST IN TIME. במקרים אלה אין צורך בהחזקת מלאים על ידי המזמין.
– ידוע שיש קטעים בתהליך הרכש שניתן ביתר קלות להוציא ל- OUT SOURCING:
– הסכמי רכש – שרותים משפטיים –ניהול מו”מ ברמה המקומית
– אישורים מוסדיים, רישוי אפ”י, רישוי במדינת הספק, אופסט
– איתור והסמכת ספקים, בדיקות בתהליך, בדיקות קבלה אצל הספק – שרותי QA
– עמידה ורישום ההספקות בתקנים בינלאומיים, RHOS, COO, TARIF CODE, PARTS OBSOLETE
– ניהול מכרזי רכש מקוונים
– אחסון, הובלה ולוגיסטיקה
– נראה שהנושא עולה בדיונים בחברות, אך אין ניסיון רב ואין עדיין מספיק ידע בכדי לקבוע מסמרות. מומלץ להמשיך ולדון בפורומים מקצועיים כמו שלנו בנושא ולעקוב אחרי התפתחויות.
דורון רותם סיכם את הדיון ואמר כי מנהלי הרכש שנכחו במפגש הוכיחו שוב את המורכבות והדינמיקה הקיימת במקצוע, ואת החשיבות בקיום פורומים כאלו המאפשרים לכולם לשמע להשמיע ולקחת הביתה מהידע הכללי. דורון קרא לכל הנוכחים להרשם כחברים בארגון מנהלי הרכש כדי לחזק את מעמד המקצוע במדינה, והודה למארגני האירוע מחברת ניוז-טק מגזין על הבמה שהם נותנים באופן מסורתי לפורום חשוב זה.
