בשת”פ עם חברת SIT, ביצעה USR פרויקט טרנספורמציה דיגיטלית רחב היקף שכלל החלפת מערכת ERP, שילוב מודולים מתקדמים ופריסה חוצת אתרים – בדרך לשיפור בקרה, ניהול וחדשנות ארגונית.
חברת USR, בשיתוף עם חברת היישום SIT, השלימו לאחרונה פרויקט משמעותי להטמעת מערכת ERP מתקדמת מסוג QAD Adaptive ERP – מהלך אסטרטגי המהווה חלק מתהליך עומק של טרנספורמציה דיגיטלית.
בזירה תחרותית ודינמית, זיהתה USR את הצורך בחיזוק התשתית הדיגיטלית שלה ובחרה לבצע שינוי יסודי שיאפשר לה לתרגם נתונים גולמיים למידע ניהולי איכותי, לחזק מערכות בקרה ולשפר את השירות ללקוחותיה.
למה דווקא עכשיו? – צורך בדיוק, אינטגרציה ותגובה מהירה
אחרי למעלה מ-20 שנות עבודה עם מערכת ERP קודמת, הנהלת USR זיהתה פערים בתפקוד המערכתי וקיבלה החלטה לצאת לדרך חדשה. יחד עם חברת SIT, נערך ניתוח פערים מקיף שהצביע על צורך במערכת אינטגרטיבית וגמישה, המסוגלת להפוך נתונים לידע אפקטיבי עבור כלל הארגון.
כך נבחרה המערכת
בתום תהליך בחינה מקיף, שכלל בדיקה של התאמות לוגיסטיות, פיננסיות ואינטגרטיביות, נבחרה מערכת QAD כפתרון המתאים ביותר. תהליך הבחירה נשען על מתודולוגיה סדורה שכללה: הערכת מצב, הגדרת מטרות, בחינת חלופות, יישום, והערכה חוזרת – כאשר המעבר למצב הפעלה (GO LIVE) התרחש רק לאחר עמידה מלאה בכל הדרישות וההתאמות.
תהליך בחירת הפתרון לווה במתודולוגיה שכללה את המודל הבא [Evaluate, Define, Decide, [Implement, Evaluate (again) הערכת מצב, הגדרת פונקציית מטרה, בחינת חלופות והחלטות, יישומיות, הערכה מחודשת ושיפור לולאתי כאשר בסיס ההחלטה להרמת מתג ההפעלה למצב ON היה 100% מתאם לנתונים הסטטיים / דינאמיים.
היישום חייב: משמעת ניהולית, שותפות מקצועית, ומחויבות רובדית חוצת כלל אתרי החברה בכרמיאל, ירושלים ונתניה.
היישום כלל את המתודולוגיות הבאות:
- גאנט רב-שלבי לניהול ההתקדמות.
- מטריצת RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) להגדרת תחומי אחריות.
- מסמכי עמדה – מצב קיים למול הפער מהיעד הבסיסי ל GO – LIVE.
- כיתות הדרכה / מעשיות תיאורטיות (כולל מבחני ידע).
- עבודה על פי מודל חשוב / דחוף.
- העברת ידע רוחבי בין אתרי החברה (הצרחות מנהלים / שיתוף ידע / יישום מעשי).
- התאמת חוברות הדרכה ב “שפת הדיבור” של המחלקה.
תמונה: מודל Eddie) Evaluate, Define, Decide, Implement, Evaluate again) קרדיט: אדי גז
הטמעה בשלושה אתרים – תיאום, משמעת ושיתוף
הפרויקט יושם באתרים של USR בכרמיאל, ירושלים ונתניה, והצריך שיתוף פעולה חוצה יחידות ותחומים. היישום כלל עבודה לפי גאנט שלבי, שימוש במטריצת RACI לחלוקת אחריות, ניתוח פערים, הדרכות מעשיות ותיאורטיות, העברת ידע רוחבית, והתאמה של חומרי ההדרכה לשפת היום-יום של העובדים.
בשלב ההיערכות ל-GO LIVE, תוגברו מנגנוני הבקרה – מבקרה שבועית ליומית ואף שעתית. בוצעו בדיקות חיוניות, כלל ההנהלה חתמה על מסמכי מוכנות, והתקיימו חתימות צולבות בין הפונקציות השונות בארגון. מנכ”ל USR תיאר את השלב הזה כ”ניתוח מוח עם כפפות אגרוף” – בשל הקושי בביצוע מהלך כה מורכב בזמן מלחמה, תוך שמירה על רציפות תפעולית ושירות לקוחות.
לטובת בקרת עומק, מונה מנהל שימלא את תפקיד “פרקליט השטן” – גורם מבקר שתפקידו לאתגר הנחות יסוד, לאתר תקלות אפשריות, ולוודא התקדמות מדויקת.
במהלך התהליך הוחלט על תפקיד מיוחד למנהל שיהווה “פרקליט שטן” ויצביע על “המלך העירום“, תפקיד של ביקורת בלתי מתפשרת, לווידוא כי אין שגיאה בכיוון המהירות וקצב התנועה לשם השגת היעד.
קרדיט: USR
קרדיט: USR
SIT – שותף מלא להצלחה
חברת SIT, נציגת QAD בישראל, שיחקה תפקיד מרכזי בתכנון, ליווי ויישום הפרויקט. הידע המקצועי והניסיון הרב של הצוות היוו נדבך משמעותי בהצלחת המהלך. עופר ליפקא, מנכ”ל SIT, ציין כי “ב-USR מבינים שחדשנות היא לא תוספת – היא חלק בלתי נפרד מה-DNA הארגוני”.
במהלך ההטמעה שולבו גם מודולים ייעודיים:
CRM: לניהול קשרי לקוחות, אינטראקציות ותהליכי מכירה
QMS: לניהול איכות, תלונות, רגולציה ועמידה בתקנים מחמירים
המערכת כוללת גם מנוע BI מתקדם, המובנה כחלק אינטגרלי ממערכת QAD, המאפשר קבלת החלטות מושכלת ובזמן אמת.
תמונה: מבט לעתיד – מערכת BI חכמה מובנית במערכת ה QAD קרדיט: USR
כותרת תמונה: מבט לעתיד – מערכת BI חכמה מובנית במערכת ה QAD:
מנכ”ל USR, אדי, סיכם: “בעולם שבו הכל משתנה בקצב מסחרר, מערכת QAD הפכה לעוגן קריטי שמסייע לנו לצמצם את הפער בין מידע גלוי לידע סמוי – עבורנו, עבור לקוחותינו ועבור כלל בעלי העניין”.
תמונה: משמאל לימין באירוע ההשקה דרור שרון סמנכ”ל חברת SIT , עופר ליפקא מנכ”ל חברת SIT , אדי גז מנכ”ל חברת USR , קרן מזרחי מנהלת מחלקת SBU
חברת USR , משה אדרי סמנכ”ל התפעול חברת .USR
קרדיט: USR
