Automation או RPA הינו שם קוד לאוטומציה של תהליכי עבודה ומשימות בעזרת רובוטים מבוססי תוכנה. פתרונות RPA של יצרנים שונים מציעים כלים לתכנון, ניהול ומעקב אחרי רובוטים ותהליכי העבודה שמתבצעים בעזרתם.

לטעמי, ההגדרה הכי מדויקת לרובוט הנוצר בעזרת פתרונות RPA הינה “עובד רובוטי בארגון”. עובד רובוטי זה יודע לבצע את כל הפעולות שעובד אנושי יודע לבצע בעזרת מחשב, רק באופן מהיר יותר, מדויק יותר ולמשך זמן רב יותר ממנו. בעזרת טכנולוגיות מתקדמות רובוטים יכולים לפתוח את אותן האפליקציות אשר עובד אנושי פותח, ללחוץ על אותם הכפתורים ולהזין את כל המידע הנדרש למערכות הארגוניות. במקרים רבים פתרונות RPA מאפשרים לרובוט גם לקבל מידע משרתי הדואר ואפילו ממסמכים סרוקים (טכנולוגיות OCR לדוגמה) ולבצע תהליכים מורכבים על בסיס אותו מידע. אבל חשוב להבין שפתרונות RPA לא באים להחליף עובדים אנושיים, הם באים להשלים את העובדים האנושיים ולהוריד מהם נטל של משימות מונוטוניות כדי לפנות את העובדים למשימות אנושיות יותר.

מתי ניתן להיעזר בפתרונות RPA בארגון?

1. כשנדרש לבצע תהליך מסוים באופן קבוע – לדוגמה טיפול בחשבוניות, זיהוי והכנסתם למערכת ERP הארגונית.
2. כשנדרש לעצב פעולה שמתבצעת אל מול מספר מערכות מידע ארגוניות, שלא מקושרות אחת לשנייה. לדוגמה, פרסום תוכן מובחר ממערכות ארגוניות לאתר האינטרנט של הארגון.
3. כשנדרש לבצע פעולה קבועה באופן מהיר ויעיל יותר – לדוגמה, הפקת פוליסת ביטוח היא פעולה זהה שלוקחת זמן רב.
4. כשנדרש להעביר מידע ממערכת אחת למערכת אחרת ללא כתיבת קוד – עלויות הרובוטים בדרך כלל נמוכות בהרבה מעלויות המפתח שאחראי על כתיבת ממשקים בין מערכות. עלויות השינוי גם הן נמוכות בהרבה, כל שינוי ניתן לרוב לבצע בעזרת כלי עיצוב ויזואלי ללא צורך בכתיבת קוד.
5. קיימים עוד תסריטים רבים להפעלת פתרונות RPA.

מה בחבילה?

רוב הפתרונות בשוק מעניקים את אותה חבילת כלים בסיסית להפעלת רובוטים:

1. סביבת עיצוב/פיתוח לרובוטים – סביבת עבודה שמאפשרת למיישמים ולמפתחים ליצור, לשנות ולפרסם רובוטים למרכז ניהול הראשי. סביבות אלו שונות ממוצר למוצר, חלקן הגדול מאפשרות עבודה נוחה עם ממשק משתמש ידידותי ומתאימות יותר למיישמים ללא הכשרה בכתיבת קוד. חלקן דורשות ניסיון בכתיבת קוד להבנת הממשק. לרוב סביבת עיצוב/פיתוח מאפשרת יצירה וניהול של תסריטי פעולה, כולל הקלטת מסך ופעולות משתמש, זיהוי וניתוח תוכן (פתרונות OCR), עבודה עם קבצים ועוד.
2. מרכז ניהול – אפליקציה המאפשרת ניהול, תזמון ומעקב אחר תהליכי עבודה, משימות ורובוטים. מרכז ניהול הוא הלב של פתרון RPA והוא מאפשר לארגון לנהל את כלל הרובוטים שעוצבו עבור הארגון, לתזמן זמני ריצה שלהם, לקבל דוחות, לאבחן כשלים בתהליכים ועוד.
3. תחנת קצה רובוטית – מכוון שאנחנו מדברים על עובדים רובוטים שמבצעים עבודה בארגון, כמו כל עובד רגיל עובדים אלו יצטרכו מחשב. ככלל, רובוטים מתחלקים לשני סוגים:
   1. Attended – רובוטים שניתן להריץ באופן ידני, ממש כמו אפליקציה או סקריפט במחשב. סוג זה של רובוטים בדרך כלל עובד יחד עם עובד אנושי על אותה עמדה. העובד מפעיל את הרובוט במידת הצורך, לדוגמה למיון מיילים בתחילת יום עבודה. חשוב לזכור שבזמן שהרובוט עובד, המחשב מושבת ברוב המקרים ולא ניתן לעבוד עליו במקביל.
   2. Unattended – רובוטים שרצים לרוב לפי תזמון בעזרת מרכז ניהול. רובוטים אלו מבצעים את העבודה לבד לחלוטין בתחנת עבודה שהוקצעה להם. ברוב הפתרונות הקיימים היום בשוק כל רובוט מסוג Unattended שתוסיפו לארגון ידרוש תחנת עבודה וירטואלית או פיזית, בדיוק כמו עובד אנושי. פתרונות מבוזרים, שיודעים לבצע חלק מהמשימות בשרת, נדירים ויקרים יותר.

סקירת מוצרים מובילים היום בתחום ה-RPA

לפי דוח של Forrester מיולי 2018, פתרונות של UiPath, Automation Anywhere ו-BluePrism הם הפתרונות המובילים בתחום ה-RPA. אבל לכל פתרון יש הבדלים מהותיים במודל ההפצה שלהם, במודל הרישוי וברכיבים של הפתרון.

טבלת השוואה למוצרים המובילים בקטגוריה

	טכנולוגיית בסיס	גרסת ניסיון	תבניות והרחבות	סוג רישוי	הכשרה	עלות של חומרי הכשרה	עלות
UiPath RPA	.Net (VB)	Community Edition	UiGo	מנוי	UiAcademy	ללא עלות	$
Automation Anywhere RPA	.Net (C#)	Community Edition	Bot Store	מנוי	Automation Anywhere University	קיימים תכנים ללא עלות	$$
BluePrism RPA	.Net (C#)	לא קיים	לא קיים	מנוי	לשותפים בלבד	עלות מלאה	$$$
WorkFusion RPA	Java	RPA Express	Bot Examples Library	מנוי	Automation Academy	קיימים תכנים ללא עלות	$$$
Kofax Kapow	Java	Trial version	לא קיים	קבוע	Kofax Education Services	קיימים תכנים ללא עלות	$$$

טכנולוגיית בסיס

לרוב זה לא כל כך משנה, אבל בחלק מהפתרונות אנחנו יכולים לקבל יתרון מפתיע, אם טכנולוגיית הבסיס שלנו מוכרת בארגון. לדוגמה, ב-UiPath ניתן להשתמש באובייקטים שפותחו בפרויקטים אחרים כדי לשמור ולנהל מידע בתהליכים. כך אם קיימת בארגון מערכת מבוססת .Net לניהול מידע ארגוני, נוכל לדבר עם המערכת הזו בשפה שלה, לקבל ממנה אובייקטים ולהבין אותם מבלי ליצור סוגי משתנים מותאמים.

גרסת ניסיון

מרבית הארגונים רוכשים פלטפורמה חדשה רק לאחר תהליך POC מסודר. מרבית המוצרים מאפשרים הורדת גרסה עם רישוי זמני או אפילו מספקים גרסה חינמית המאפשרת להתקין ולבדוק את הפתרון בתוך הארגון לפני רכישה. שימו לב שבמידה ותרצו להתחיל בתהליך POC עם מוצרי BluePrism או Kofax, תהיו חייבים לתהליך משא ומתן כדי לקבל מהיצרן (או מספק הפתרון) רישוי זמני.

תבניות והרחבות

רוב המוצרים מאפשרים יצוא וייבוא של תהליכים רובוטיים, מה שמקל על גיבוי ומיגרציה שלהם. אבל ב-UiPath ו-Automation Anywhere לקחו את הרעיון כמה צעדים קדימה ופתחו עבורנו מאגרים של משימות ותהליכים מוכנים מראש שניתנים להורדה ללא עלות.

סוג רישוי

רובם של היצרנים בשוק מאפשרים לרכוש מנוי שנתי עבור הפתרון. לרוב, רכיבי הפתרון מתומחרים בנפרד – לדוגמה, קיים מחיר נפרד עבור מרכז ניהול, עבור כלי עיצוב/פיתוח ועבור רובוט בודד. כך ניתן להגדיל כמות רובוטים מבלי לרכוש מרכז ניהול נוסף. לפתרונות שונים קיימת לעתים סגמנטציה נוספת לפי סוגי רובוטים ולפי פרמטרים נוספים, לכן בהשוואת מחירים בין המוצרים מומלץ לחשב מראש כמה סביבות RPA תרצו לנהל (מספר מרכזי ניהול לסביבות ייצור, פיתוח ובדיקות), כמה מיישמי/מפתחי RPA יעבדו בארגון וכמה רובוטים תרצו להפעיל.

בניגוד לרוב היצרנים, חברת Kofax מוכרת רישוי קבוע והתשלום עליו הינו חד פעמי, אך יש לקחת בחשבון עלויות תחזוקה שנתיים שמעניקים ללקוח תמיכה במקרים של תקלות במוצר וגישה לעדכונים שוטפים.

הכשרה

במוצרים כמו RPA גישה לחומרי ההכשרה והדוקומנטציה של המוצר היא קריטית להצלחה הפתרונות בארגון. UiPath מפעילה אקדמיה וירטואלית המעניקה גישה לקורסים מקוונים לכל הדורש ללא עלות. בדומה לכך Automation Anywhere ו-WorkFusion מפעילים אתרים דומים, אך חלק מהתכנים בהם ניתנים בעלות או למפיצים/שותפים בלבד. Kofax מפעילים גם הם אקדמיה וירטואלית, אך רוב הקורסים בה בעלות גבוהה משמעותית מהמתחרים. ולסיום, BluePrism מספקת הכשרות לשותפים בלבד והם לא פתוחים לציבור הרחב. תמונת מצב דומה קיימת גם לגבי דוקומנטציה של המוצרים. UiPath, Automation Anywhere ו-WorkFusion מפעילים מאגרי מידע עשירים המכילים את כלל המידע על הפעלת המוצרים. Kofax ו-BluePrism פותחים מאגרי מידע לשותפים עסקיים בלבד.