אגף הלוגיסטיקה בעיריית חיפה מטפל מדי שנה באלפי הזמנות עבודה בהיקף של למעלה מ-15 מיליון ₪; היקף ההכנסות הכולל מהעסקה נע בין עשרות למאות אלפי שקלים בשנה
עיריית חיפה בחרה בפיתרון המאגר המאוחד האינטרנטי של חברת רמדור מקבוצת טופ (Top Group), לניהול הסכמי המסגרת שמסדירים את מחירי עבודות השיפוצים, הבניה והתחזוקה שמבצע אגף הלוגיסטיקה בעירייה אל מול הקבלנים.
המערכת האינטרנטית של רמדור הינה פתרון ייחודי לניהול הסכמי מסגרת על בסיס מחירונים של היזם או על בסיס המאגר המאוחד- מחירון לעבודות בניה תחזוקה ושיפוצים שנבחר על ידי החשב הכללי באוצר לשימוש כל משרדי הממשלה. המערכת מאפשרת שיתוף כל הגורמים בתהליך ומייעלת מאוד את תהליכי העבודה תוך חיסכון בזמנים ובעלויות.
מודל ההכנסות של המאגר המאוחד האינטרנטי הוא גמיש, ונע בין עשרות למאות אלפי שקלים בשנה, בהתאם לכמות המשתמשים בארגון בצירוף כמות המשתמשים החיצוניים (ספקי הארגון) שמנויים על המערכת בכל שנה.
אגף הלוגיסטיקה בעיריית חיפה אחראי על יותר מ-300 מבנים עירוניים המשתרעים על שטח של קרוב ל-55 אלף קמ”ר. האגף מקיים קשרי עבודה עם קבלנים בתחומים שונים, ובנוסף מעסיק גם יועצים חיצוניים. דרך המשרד מוגשות מדי שנה כ-4,000 הזמנות עבודה בהיקף של למעלה מ-15 מיליון ₪.
לדברי יוסי ברנסון, מנהל אגף הלוגיסטיקה בעיריית חיפה, טרם המעבר למאגר המאוחד האינטרנטי, עובדי הלוגיסטיקה באגף נאלצו להתמודד עם עומס של כ-300 חשבונות ידניים לבדיקה בכל חודש. בדיקות אלה חייבו קריאה חוזרת של כל סעיף ובדיקה ידנית של המחיר הסופי לעומת המחירון.
ברנסון מעריך שמאז עברו לעבוד עם המאגר המאוחד האינטרנטי, חסכה עיריית חיפה כ-25 אחוז בהוצאות בתחומים בהן נותן המאגר מענה, ולדעתו החיסכון עוד יגדל. ברנסון: “האתגרים שהצבנו לעצמנו כאשר נחשפתי לפתרון הסכמי המסגרת האינטרנטי של רמדור, היו שיפור יעילות בתהליך בדיקת חשבונות, אחידות בעבודה מול הקבלנים, המפקחים, והיועצים, שקיפות מול כל הגורמים הללו ומנהלי כספים– כל אלה תחת מפרט עבודה מסודר.”
כיום, לאחר שכל עובדי האגף למדו עד מהרה לשלוט במערכת הסכמי המסגרת, נערכו מכרזים על פי קטגוריות המאגר המאוחד, בארבעה תחומים: בינוי, איטום, מסגרות ואלומיניום. בהתאם הוקמו מחירונים לפי ההנחות שהוגדרו לכל פרק. פרסום המחירונים נעשה במערכת האינטרנט של המאגר המאוחד וכל הקבלנים והמפקחים הונחו לעבוד אך ורק באמצעות המערכת החדשה.
“היום קבלנים עובדים מול המערכת האינטרנטית, מפיקים חשבון מתוך המערכת ומעבירים לאישורנו”, מסביר ברנסון. “בדיקת החשבונות מתמקדת רק בחלק המקצועי שנוגע לכמויות, ואין צורך לבדוק מחירים ותיאורי סעיפים. לכן התהליך יעיל וזריז יותר.”
לדברי דרור פלומין, מנכ”ל רמדור מקבוצת טופ, “היישום המוצלח בעיריית חיפה מבוסס על הדור החדש של מוצרי רמדור, בו הושם דגש על מתן פתרונות ידידותיים וזמינים לשימוש מיידי בפלטפורמת מחשוב ענן, באופן שיאפשר לשתף בקלות גורמים חיצוניים לארגון תוך שמירה על החוקים הארגוניים.” פלומין הוסיף שהמערכת שסופקה מאפשרת ניהול של תהליכים מגוונים נוספים, כגון: ניהול מכרזים אינטרנטים, מכרזים בתיחור דינמי, ניהול בל”מים (בלתי מתוכננים) ותמיכה בחוק המכרזים החדש, כאשר ניתן דגש משמעותי על פתרון לניהול הסכמי מסגרת – תחום אשר לא הוצעו לגביו פתרונות בשוק טרם הקמת המערכת.
