דיגיטציה של מערכות הרכש: מהפכת הרכש און-ליין והמכרזים המקוונים

ראיון עם ליאור אגאי מנכ”ל “משיק טכנולוגיות” מקבוצת Mashik

מהפכה של התייעלות ושקיפות

“בשנים האחרונות מתקיים מעבר מואץ של ארגונים ליישום פלטפורמות ומערכות מקוונות לניהול תהליכי הרכש וההתקשרויות. אין ספק שמדובר במהפכה של ממש בעולם הרכש: יישום נכון של פלטפורמות מתקדמות ברכש ובמכרזים יכול לחולל מהפכה של התייעלות וחיסכון משאבים במגזר הציבורי והפרטי כאחד, ברשויות המקומיות ובמשרדי הממשלה, בתעשייה המסורתית ובתעשיית ההייטק”, אומר רו”ח ליאור אגאי, מנכ”ל משיק טכנולוגיות. “הטמעה מושכלת של טכנולוגיות אלה בארגון תסייע לקדם צמיחה והתייעלות כלכלית מתמשכת. תהליך דיגיטציה זה יוצר הזדמנויות משמעותיות ורבות ערך לשיפור היעילות והחיסכון במשאבים, בד בבד עם יתרון מרכזי נוסף שמציעה הטכנולוגיה: קידום השקיפות והגברת התחרות ההוגנת. “היכולות הטכנולוגיות שנרתמות לטובת שדרוג סגמנט הרכש, מאפשרות ניהול הסכמים, ביצוע סורסינג אפקטיבי תוך אופטימיזציה בתהליך איתור הספקים, וגם שימוש ביכולות הביג דאטה – ארגז הכלים של מאגרי המידע. בהקשר זה, מגזינים מקצועיים בתחום הרכש ממשיכים להדגיש את חשיבות הכוונת עולם הרכש בשנים הקרובות לכיוון של דיגיטציה בכלל המערכות לרבות בתחומי ניהול ספקים, מכרזים והסכמים”, הוא מפרט. “הטמעת טכנולוגיות אלה בסקטור הציבורי והפרטי תורמת לכלכלה ולרווחת הציבור, לכן עידוד אקטיבי לאימוץ מואץ של שימוש בפלטפורמות רכש ומכרזים מתקדמות, במקביל להכשרה והסברה מתאימה למשתמשים, היא הדרך הנכונה למצות את מלוא הפוטנציאל והיתרונות שבטכנולוגיות חדשניות אלה”.

יתרונות מערכות ERP לניהול תהליכי הרכש

“כלי מרכזי שהולך וצובר נפח משמעותי הוא שימוש במערכות ERP לניהול משאבי הארגון, הכוללות בדרך כלל מודולים לניהול תהליכי הרכש הארגוניים, החל משלב הגדרת הצורך, דרך הפקת הזמנות רכש, אישור תקציבי, בחירה והערכת ספקים, ועד לקליטה ותשלום עבור מוצרים ושירותים. יישום מערכת ERP יעילה מאפשר לארגונים גדולים לנהל באופן מרוכז ושקוף את מכלול פעילויות הרכש, תוך אופטימיזציה של תהליכי העבודה וחיסכון בעלויות. קיימות כיום פלטפורמות ייעודיות לרכש אלקטרוני (e-Procurement), המאפשרות לארגונים להפיק הזמנות רכש ולנהל מכרזים באופן מקוון. פלטפורמות אלה משדכות ומקשרות בין הלקוחות לבין מאגר ספקים ויצרנים, ומספקות כלים לניהול מכרזים אלקטרוניים, השוואת הצעות מחיר וביצוע הזמנות. יתרונות הרכש האלקטרוני הם רבים, והם כוללים חיסכון בזמן, שיפור התחרות על ידי גיוון הספקים, ומצב של שקיפות מוגברת של תהליכי הרכש- נושא בעל חשיבות מכרעת גם למחלקות המשפטיות הרלוונטיות בדיוק במקום האסטרטגי דרכו זורם “הכסף הארגוני הגדול”.

מכרזים דיגיטליים בשירות עולמות הרכש

“גופים ציבוריים רבים בישראל ובעולם עושים שימוש הולך וגובר במערכות לניהול מכרזים דיגיטליים. המעבר למכרזים מקוונים מאפשר חיסכון אדיר במשאבים הכרוכים בניהול מכרזים ידניים מסורתיים. למכרזים המקוונים, כאמור, יש כמה יתרונות בולטים על פני שיטות המכרז המסורתיות ועמוסות המסמכים”, מסביר אגאי. “מכרז מקוון מונגש למספר גדול יותר של מציעים פוטנציאליים, מאפשר קיצור משמעותי של לו”ז המכרז על ידי ביטול שלבים ידניים והעברת מסמכים מסורבלת ואנכרוניסטית, מפשט את כלל תהליך הגשת ההצעות ומביא עקב כך לחיסכון בעלויות למציעים, וגם תורם להגברת השקיפות וההוגנות של תהליך בחינת ההצעות וקבלת ההחלטות בעניינן. זאת ועוד, המכרז המקוון מעניק לאנשי המקצוע ולמנהלי הרכש יכולת ניתוח אוטומטי והשוואתי של הצעות על פי קריטריונים מוגדרים, וגם מאפשר לעשות שימוש בבסיס הנתונים המנוהל לצורך למידה, הפקת לקחים תוך כדי תנועה ושיפור תהליכי מכרזים עתידיים”.

מערכת ביז בגליל – דוגמה למערכת מכרזים מקוונת שפיתחה משיק קרדיט: משיק

בינה מלאכותית ולמידת מכונה לזיהוי דפוסים ברכש

כשנשאל על התפתחויות עתידיות נוספות שיאפיינו את עולמות הרכש בשנה הקרובה, מפרט אגאי, “יש מספר מגמות מפתח שיעצבו את עתיד עולמות הרכש ואת עבודתם של מנהלי רכש בארגונים, החל מקיימות ועד גיוון והכלה. המגמה הראשונה שצוותי הרכש יכולים לצפות לה ב-2024 היא דגש מוגבר על קיימות. צוותי רכש יצטרכו לשקול את ההשפעה הסביבתית של המוצרים והשירותים שהם מאתרים ורוכשים. ברמה הפרקטית, צוותי רכש יצטרכו להעריך את הספקים בין השאר תוך בחינת שיטות הקיימות שלהם, כגון השימוש שלהם באנרגיה מתחדשת ומאמצי הפחתת פסולת. בהקשר זה, המודעות הגוברת לנושאי האחריות התאגידית והסביבתית מביאה יותר ויותר חברות להציב יעדי קיימות ולדרוש גם מהספקים שלהן לעמוד בהן- כאלמנט מכריע בבחירה להתקשר עימם עסקית. מגמה נוספת שכבר זכתה כאן להתייחסות מעמיקה היא כמובן השימוש הגובר בטכנולוגיה ברכש שנמצא במגמת עלייה כבר כמה שנים, ואנחנו יכולים לצפות שהמגמה הזו תימשך ביתר שאת גם בשנה הקרובה. צוותי רכש יסתמכו יותר ויותר על תוכנה ואוטומציה כדי לייעל את התהליכים שלהם, כגון מיקור אלקטרוני, רכש אלקטרוני וניהול חוזים. בנוסף להיבט טכנולוגי זה, גם השימוש בבינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ML) יהפוך לנפוץ יותר. טכנולוגיות אלו יכולות לסייע בזיהוי דפוסים וחריגות בנתוני רכש, ולאפשר לצוותי רכש לקבל החלטות מושכלות יותר . AI ו-ML יכולים גם לסייע בבחירת ספקים, ניהול חוזים והפחתת סיכונים”. עם זאת, מסייג אגאי, “ראוי לציין שעם שימוש רב יותר בטכנולוגיה, גם סיכוני אבטחת הסייבר גדלים. לכן צוותי רכש יצטרכו להבטיח שיש להם אמצעי אבטחת סייבר הולמים כדי להגן על הנתונים והמערכות שלהם”. מגמה בולטת נוספת ברכש הוא התמקדות בהפחתת סיכונים: “השיבושים המשמעותיים שחוו שרשראות האספקה בשנים האחרונות, כתוצאה ממגפת הקורונה העולמית, דרך אסונות טבע גדולים ועד למתחים גיאופוליטיים כמו המלחמה בין רוסיה לאוקראינה, המחישו היטב לצוותי רכש את הצורך בהכנת “תכניות מגירה” כדי לטפל בהפרעות פוטנציאליות ובשיבושים לא צפויים. זה ידרוש מצוותי רכש להעריך את הסיכונים הקשורים לספקים שלהם, כגון יציבותם הפיננסית, הסיכון הגיאופוליטי והעמידות בפני אסונות טבע. הם גם יצטרכו להעריך מחדש את חוזי ההתקשרות שלהם כדי להבטיח שיש להם הגנה נאותה במקרה של שיבושים מסוג זה”. נושא נוסף שיזכה לתשומת לב של מחלקות הרכש בארגונים הוא ניהול קשרי ספקים (SRM), וצוותי רכש יצטרכו ליצור קשרים חזקים עם הספקים שלהם כדי להבטיח שהם עומדים בצרכים ובציפיות. צוותי רכש יצטרכו גם לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם הספקים שלהם כדי לזהות הזדמנויות לחדשנות וחיסכון בעלויות. זה ידרוש גישה אסטרטגית יותר לבחירת ספקים ולניהולם, תקשורת קבועה, שיתוף פעולה ומשוב. נושא אחרון שיזכה להתייחסות הוא גיוון והכלה (D&I) שהפכו לחשובים יותר ויותר בעולם העסקים, ורכש אינו יוצא מן הכלל. המשמעות היא שצוותי רכש יצטרכו להעריך את תכניות גיוון הספקים שלהם כדי להבטיח שהם מקדמים בסיס ספקים מגוון, כולל עבודה עם עסקים קטנים, עסקים שמעסיקים מיעוטים וכוח אדם מגוון בשורותיהם ותיעדוף ברור של ספקים שהפגינו מחויבות ל-D&I”, מסכם אגאי. ************************

אודות משיק: חברת ייעוץ וטכנולוגיה בתחומי רכש, לוגיסטיקה ושרשרת אספקה, הפועלת למעלה משלושה עשורים. החברה מפתחת מערכות טכנולוגיות על ידי בית התוכנה -TechMashik שבבעלותה. באמצעות הזרועה ההנדסית שלה, החברה מתכננת מפעלים, מחסנים ומערכי ייצור מתקדמים. כמנכ”ל החברה משמש אריה בן-שמואלי. למשיק פריסה בינלאומית עם משרדים בישראל, בארה”ב ובאירופה והיא עובדת בשיתוף פעולה עם חברת הייעוץ הבינלאומית Kearney.

על רו”ח ליאור אגאי: מנכ”ל משיק טכנולוגיות מבית חברת הייעוץ Mashik. במסגרת תפקידו מוביל אגאי את תחום ניהול זירות הסחר  On-Line בארץ ובעולם ומלווה מכרזים מקוונים והתקשרויות ביישום שיטות מתקדמות מתחום תורת המשחקים. חטיבת הטכנולוגיות מספקת ללקוחות “משיק” טכנולוגיות מהשורה הראשונה בנושאי הרכש ושרשרת האספקה. פתרונות אלו מאפשרים לחברות וארגונים מהגדולים במשק לשפר את הביצועים ואת כושר התחרות, ולייצר ערך מוסף מול המתחרים. רו”ח אגאי שימש עד לאחרונה כשותף בפירמת BDO, מומחה בתחום תורת המשחקים ופיתוח טכנולוגיות לזירות סחר ובעל ניסיון רב בעולמות הרכש והמכרזים במגזר הפרטי והציבורי. בעבר שימש אגאי, תת-ניצב בדימוס, כיועץ הכלכלי למפכ״ל ולמשטרה, סמנכ”ל כספים באוניברסיטה העברית ומנהל “מנהל הרכש הממשלתי” במשרד האוצר. אגאי מחזיק במספר תארים אקדמיים בתחומי הכלכלה והמשפטים, חבר סגל המרצים בקריה האקדמית אונו ומשמש כמרצה בגופים נוספים בתחומי הכלכלה ותורת המשחקים.

ליאור אגאי. קרדיט צילום: משיק